Un gestionnaire de tâches ultra-personnalisable pour organiser son quotidien, appliquer les principes de GTD et retrouver rapidement les bonnes actions à réaliser.
J’utilise Toodledo quotidiennement pour organiser mes tâches professionnelles et personnelles, avec des contextes, des buts, des mots-clés et des recherches enregistrées adaptées à mon activité.
J’utilise Toodledo au quotidien pour organiser mes tâches. Ce gestionnaire me permet de retrouver rapidement ce que je dois faire, de classer les actions selon différents critères et d’adapter mon organisation à ma manière de travailler.
Je suis développeur indépendant : entre les projets clients, les évolutions logicielles, les interventions de maintenance, les devis, la facturation et les tâches administratives, il est important de ne pas compter uniquement sur sa mémoire.
J’ai donc besoin d’un outil souple, capable de gérer aussi bien les petites actions du quotidien que le suivi de plusieurs dossiers. Toodledo répond très bien à ce besoin, notamment grâce à ses contextes, ses buts, ses mots-clés et ses recherches enregistrées.
Je ne suis pas la méthode GTD à la lettre : j’en utilise surtout les principes que je trouve utiles. Et c’est justement l’un des intérêts de Toodledo : on peut adapter l’outil à sa propre organisation plutôt que de devoir changer toute sa façon de travailler.
Toodledo, c’est quoi ?
Toodledo est un outil de gestion des tâches accessible depuis un navigateur web, avec des applications mobiles. Il permet de centraliser les actions à réaliser, de leur associer des informations et de les filtrer selon ses besoins.
On peut commencer par une simple liste de tâches, puis activer progressivement les fonctionnalités nécessaires : dossiers, dates, priorités, contextes, buts, mots-clés, tâches récurrentes, sous-tâches ou encore recherches avancées.
Toodledo propose également d’autres outils, notamment pour les notes, les listes, les plans structurés et les habitudes. Pour ma part, ce sont avant tout les possibilités de gestion et de recherche des tâches qui font son intérêt.
Le service dispose d’une formule gratuite et de formules payantes. Certaines fonctionnalités qui m’intéressent, comme les recherches enregistrées et les sous-tâches, nécessitent un abonnement adapté.
La méthode GTD : une organisation qui libère l’esprit
Toodledo se prête particulièrement bien à la méthode GTD (Getting Things Done), popularisée par David Allen. L’idée générale est de sortir les tâches de sa tête pour les rassembler dans un système fiable, les clarifier, les organiser et déterminer ce que l’on doit faire ensuite.
La méthode repose classiquement sur cinq étapes :
- Saisir : noter les tâches et les idées dès qu’elles apparaissent, plutôt que d’essayer de s’en souvenir.
- Clarifier : comprendre ce que signifie chaque élément et déterminer s’il nécessite une action concrète.
- Organiser : classer les actions selon leur nature, leur contexte, leur priorité ou le projet auquel elles se rapportent.
- Planifier : identifier les prochaines actions et tenir compte des échéances.
- Agir : choisir la bonne tâche au bon moment, en fonction du contexte et des contraintes.
Il n’est pas nécessaire d’appliquer cette méthode de manière rigide pour en tirer profit. Dans mon cas, j’en retiens surtout la centralisation des tâches, leur classement et la possibilité de retrouver rapidement les actions pertinentes.
Des critères de classement très souples
La grande force de Toodledo est de permettre plusieurs façons de classer une même tâche. Au lieu de dépendre uniquement d’une arborescence de dossiers, on peut combiner différents critères pour retrouver les actions dont on a besoin.
Les dossiers
Les dossiers permettent de regrouper les tâches dans de grandes catégories. On peut, par exemple, séparer les activités professionnelles, les tâches personnelles ou différents domaines de son activité.
C’est une organisation classique, mais elle constitue une première base utile pour structurer sa liste de tâches.
Les contextes
Le contexte indique dans quelles conditions une tâche peut être réalisée. Il peut s’agir du lieu, du matériel disponible ou du type d’action à effectuer.
On peut ainsi imaginer des contextes comme « Au bureau », « En déplacement », « Au téléphone » ou « Sur mon Mac ». Lorsque je dispose d’un créneau particulier, je peux retrouver les tâches adaptées à ce moment-là.
Les buts
Les buts permettent de regrouper les tâches selon un objectif ou une finalité. Dans mon organisation, ils peuvent notamment servir à distinguer les actions à livrer, les éléments en attente d’informations ou les tâches à chiffrer.
Cette distinction est intéressante, car deux tâches qui concernent des projets différents peuvent malgré tout nécessiter la même action : préparer un devis, relancer un interlocuteur ou finaliser une livraison.
Les mots-clés
Les mots-clés permettent d’ajouter des repères transversaux. Dans mon métier de développeur, ils peuvent par exemple correspondre à une technologie, à un outil ou à un sujet technique.
Une tâche peut ainsi être rattachée à un dossier tout en portant un mot-clé qui permet de la retrouver parmi d’autres tâches sans rapport direct avec ce dossier.
Le principal avantage de cette organisation est de ne pas être enfermé dans un classement unique. On peut combiner les dossiers, les contextes, les buts, les mots-clés et les dates selon les besoins.
Les recherches enregistrées : ma fonctionnalité préférée
Si je devais choisir une fonctionnalité qui fait vraiment la différence dans mon utilisation de Toodledo, ce serait probablement les recherches enregistrées.
Une recherche enregistrée est une vue personnalisée de ses tâches. On définit les critères une fois, puis on peut retrouver les résultats en un clic, sans avoir à reconstruire le filtre à chaque utilisation.
Par exemple, j’utilise des recherches portant des noms explicites comme :
- « Manquées 3J » : pour retrouver les tâches qui correspondent à mes critères de retard et de suivi sur trois jours.
- « A facturer » : pour retrouver les éléments qui doivent être pris en compte dans ma facturation.
Ces exemples sont liés à mon organisation personnelle. Chacun peut créer ses propres recherches en combinant les critères proposés par Toodledo, selon sa méthode de travail.
Concrètement, je n’ai pas besoin de parcourir toute ma liste de tâches pour savoir ce que je dois traiter. Je peux ouvrir directement la vue qui correspond à mon besoin du moment.
C’est une différence importante entre un simple pense-bête et un véritable outil d’organisation : il ne suffit pas de stocker les tâches, il faut aussi pouvoir retrouver rapidement les bonnes.
Un outil utilisable sur plusieurs appareils
J’utilise Toodledo sur différents appareils : le Web sur mon Mac, mais aussi sur iPhone, iPad et des ordinateurs Windows. Je peux également y accéder depuis Android.
Cette souplesse est importante pour un gestionnaire de tâches : je peux consulter ou ajouter des actions selon l’appareil que j’ai sous la main, plutôt que de dépendre d’un seul poste de travail.
Pour les applications mobiles, les possibilités exactes peuvent dépendre de la version de l’application et du système utilisé. Je recommande donc de vérifier la disponibilité et les fonctionnalités actuelles dans la boutique d’applications de son appareil.
Peut-on gérer des projets avec Toodledo ?
Oui, dans une certaine mesure. On peut organiser les tâches liées à un projet, utiliser des dossiers et décomposer une tâche en sous-tâches avec les formules qui proposent cette fonctionnalité.
Pour le suivi d’actions, les relances, les étapes à réaliser ou les tâches récurrentes, cette approche peut suffire largement. Elle convient notamment à une personne qui souhaite piloter ses propres actions sans mettre en place un outil de gestion de projet complexe.
Il existe cependant une limite importante à mes yeux : la profondeur de l’arborescence des tâches reste limitée. Toodledo distingue les dossiers, les tâches et les sous-tâches, mais ne permet pas de construire librement une hiérarchie de tâches sur de nombreux niveaux.
Pour gérer un projet avancé avec plusieurs niveaux de lots, de phases, de sous-projets et de sous-tâches imbriquées, je privilégierais donc un véritable outil de gestion de projet.
Toodledo reste pour moi un excellent gestionnaire de tâches, mais je ne le considère pas comme un remplaçant universel d’un logiciel de gestion de projet.
Gratuit ou payant : quelle formule choisir ?
Toodledo propose une formule gratuite qui permet déjà de gérer un nombre illimité de tâches et de synchroniser plusieurs appareils. Elle peut suffire pour une utilisation personnelle relativement simple.
Les formules payantes débloquent notamment des fonctions supplémentaires comme les recherches enregistrées, les sous-tâches et, selon la formule, la synchronisation avec Google Calendar, davantage de possibilités de partage ou des outils complémentaires.
Pour mon usage, les recherches enregistrées sont particulièrement importantes. C’est l’une des raisons pour lesquelles j’utilise une formule payante.
Les noms des formules, les tarifs et les fonctionnalités incluses peuvent évoluer. Avant de souscrire, je conseille donc de consulter directement la page officielle des abonnements : les formules et tarifs de Toodledo.
Ce que j’aime dans Toodledo
- La souplesse du classement : plusieurs critères peuvent être combinés pour organiser les tâches.
- Les contextes et les buts : ils permettent de retrouver les actions selon la situation ou l’objectif recherché.
- Les mots-clés : ils facilitent le regroupement transversal de tâches liées à une technologie ou à un sujet.
- Les recherches enregistrées : elles donnent un accès rapide à des vues adaptées à mes besoins quotidiens.
- L’utilisation sur plusieurs appareils : je peux retrouver mon organisation au bureau, en déplacement ou sur mobile.
- La possibilité de commencer simplement : il n’est pas nécessaire d’activer tous les champs et toutes les fonctionnalités dès le départ.
Ce que j’aime moins
Mon principal reproche concerne la limitation de la hiérarchie des tâches. Les sous-tâches sont utiles, mais elles ne remplacent pas une structure de projet complexe avec de nombreux niveaux d’imbrication.
Il faut aussi accepter une certaine phase de configuration. Pour tirer réellement parti de Toodledo, il est utile de réfléchir à ses dossiers, contextes, buts, mots-clés et recherches. L’outil est flexible, mais cette liberté implique de construire une organisation cohérente.
Enfin, certaines fonctions avancées nécessitent un abonnement payant. Il faut donc vérifier que les fonctions dont on a réellement besoin justifient le coût de la formule choisie.
À qui je recommande Toodledo ?
Je recommande particulièrement Toodledo aux personnes qui ont beaucoup de tâches à suivre et qui souhaitent organiser leur travail à leur manière, sans être enfermées dans un système de classement trop rigide.
- Les indépendants et freelances qui veulent centraliser leurs tâches professionnelles et administratives.
- Les adeptes de GTD qui apprécient de pouvoir construire des contextes et des recherches personnalisés.
- Les utilisateurs qui souhaitent retrouver leurs tâches selon plusieurs critères plutôt que de les parcourir une par une.
- Les personnes qui veulent un gestionnaire de tâches utilisable depuis plusieurs appareils.
En revanche, si votre besoin principal est de piloter des projets complexes avec de nombreux niveaux hiérarchiques, des dépendances entre tâches ou une planification avancée pour toute une équipe, je vous conseille de comparer Toodledo à des outils spécialisés dans la gestion de projet.
Mon avis après une utilisation quotidienne depuis 2009
Toodledo fait partie de ces outils qui peuvent paraître assez simples au premier abord, mais dont la richesse se révèle lorsque l’on commence à personnaliser son organisation.
Dans mon cas, les contextes, les buts, les mots-clés et surtout les recherches enregistrées sont devenus des éléments essentiels de mon fonctionnement quotidien. Mes vues « Manquées 3J » et « A facturer » illustrent bien cette logique : je préfère définir mes filtres une fois et les retrouver ensuite en un clic.
Ma note : 5/5 pour mon usage de gestionnaire de tâches. Ce n’est pas une note qui signifie que Toodledo conviendra à tout le monde : c’est simplement un outil qui répond très bien à mes besoins et que je continue à utiliser quotidiennement.
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